E-Rechnung Bauprojekt 2026: Was Bauherren beachten müssen

Was ist die E-Rechnungspflicht – und warum betrifft sie jedes Bauprojekt?

Der Begriff E-Rechnung wird oft missverstanden. Eine PDF-Datei, die Sie per E-Mail erhalten, ist im gesetzlichen Sinne keine E-Rechnung. Gemeint ist vielmehr eine strukturierte elektronische Rechnung in einem maschinenlesbaren Datenformat, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland erfüllen zwei Formate diese Anforderung: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine PDF-Rechnung per E-Mail im inländischen B2B-Verkehr nicht mehr als elektronische Rechnung; ihr Versand ist bis zum 31. Dezember 2026 nur noch mit ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers erlaubt.

Die Rechtsgrundlage

Grundlage der Pflicht ist das Wachstumschancengesetz, das der Bundesrat im März 2024 verabschiedet hat und das § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) neu fasst. Auslegungshinweise dazu enthält das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmen verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten – diese Empfangspflicht gilt ohne jede Übergangsfrist.

B2B und B2G – ein wichtiger Unterschied

Für Bauherren ist die Unterscheidung zentral: Handelt es sich um einen privaten Bauherrn oder Investor, spricht man von B2B (Business-to-Business). Bei öffentlichen Auftraggebern gilt B2G (Business-to-Government) – hier bestehen teils schon länger strengere Vorgaben. Die Baubranche ist von der Umstellung besonders betroffen, weil an einem Projekt viele Beteiligte mitwirken und Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen die Prozesse schnell unübersichtlich machen.

Der Fahrplan: Alle Fristen bis 2028 auf einen Blick

Beim Empfang gibt es keine Schonfrist, beim Versand jedoch eine gestaffelte Übergangsregelung. Wer sein Bauprojekt plant, sollte die Termine kennen:

• 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen – sofort und ohne Ausnahme. Jeder Auftraggeber muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können.
• 31. Dezember 2026: Ende der Übergangsfrist für den Versand. Im Jahr 2026 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2025) unter 800.000 Euro die Übergangsfrist nutzen und weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen (mit Einwilligung) verschicken.
• 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro.
• 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.

Praktisch bedeutet das: Größere Bauunternehmen und Generalunternehmer müssen die produktive E-Rechnungsausstellung spätestens jetzt umsetzen, weil sie die Umsatzschwelle in der Regel überschreiten. Für Auftraggeber wiederum gilt bereits seit 2025, dass ihre eigene Infrastruktur E-Rechnungen empfangen können muss.

XRechnung oder ZUGFeRD? Die Formatfrage für Bauprojekte

Beide zugelassenen Formate erfüllen die Norm EN 16931, unterscheiden sich aber im Aufbau und im Einsatzzweck.

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format (aktuell Version 3.0.2 vom 31. Januar 2026). Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist XRechnung mit Leitweg-ID bereits seit dem 27. November 2020 verpflichtend. Viele Behörden fordern XRechnung ausdrücklich – auch wenn ZUGFeRD technisch ebenfalls EN-16931-konform ist. Für Bauprojekte mit öffentlichen Auftraggebern sollten Sie daher immer XRechnung priorisieren.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Es zeigt eine lesbare PDF-Ansicht und enthält gleichzeitig die maschinenlesbaren Daten. Als E-Rechnung zulässig ist es ab Version 2.0.1 im BASIC-Profil; für den B2B-Bereich ist ZUGFeRD ab Version 2.2.0 anerkannt. Für den privatwirtschaftlichen Rechnungsverkehr zwischen Bauunternehmen und Investoren ist es dadurch gut geeignet.

Berlin und der Bund

In Berlin ist die Leitweg-ID laut Berliner E-Rechnungsverordnung für alle öffentlichen Auftraggeber des Landes verpflichtend; ab dem 1. Januar 2026 gilt die Annahmeverpflichtung auch im Unterschwellenbereich (unterhalb von 221.000 Euro netto). Beim Bund ist seit dem 20. September 2025 die OZG-RE die alleinige Eingangsrechnungsplattform; die frühere ZRE wurde in Q4/2025 eingestellt.

Die GU-Perspektive: Doppelrolle als Empfänger und Aussteller

Ein Generalunternehmer steht an zwei Fronten der E-Rechnungspflicht gleichzeitig. Er muss E-Rechnungen von allen Lieferanten, Dienstleistern und Nachunternehmern empfangen und verarbeiten – und selbst Ausgangsrechnungen an den Bauherrn oder Investor als E-Rechnung ausstellen.

Eingehende Rechnungen

An einem Bauprojekt können Dutzende Nachunternehmer und Planer beteiligt sein. Jeder von ihnen sendet künftig XRechnung oder ZUGFeRD. Der GU muss diese unterschiedlichen Datenströme zuverlässig entgegennehmen, prüfen und zuordnen.

Ausgehende Rechnungen

Gegenüber dem Bauherrn stellt der GU Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen. Die Besonderheit im Bau: Jede Abschlagsrechnung muss als eigenständige E-Rechnung mit eigener Rechnungsnummer, Auftragsreferenz und Prozentsatz ausgestellt werden. Das erhöht die Zahl der Rechnungsvorgänge und erfordert saubere Prozesse.

Vertragsgestaltung frühzeitig regeln

• Format festschreiben: Legen Sie bei Vertragsabschluss mit Nachunternehmern das geforderte E-Rechnungsformat als Anforderung fest.
• Laufende Projekte beachten: Die Ausstellungspflicht kann während der Projektlaufzeit in Kraft treten – Verträge sollten diesen Übergang berücksichtigen.

IT-Infrastruktur: Was Auftraggeber jetzt wirklich brauchen

Für den Empfang genügt zunächst ein einfacher Einstieg. Für effiziente Bauprozesse braucht es allerdings mehr.

• Mindestanforderung Empfang: Ein E-Mail-Postfach oder Eingangsportal, das XML-Anhänge annimmt, reicht als Einstieg, um die Empfangspflicht zu erfüllen.
• Für Effizienz unerlässlich: Eine ERP- oder Bausoftware mit XML-Parser, die XRechnung und ZUGFeRD auslesen kann und die Daten in den Prüf- und Buchungsprozess überführt.
• Revisionssichere Archivierung: E-Rechnungen müssen gemäß GoBD und Abgabenordnung im Originalformat (XML bzw. PDF/A-3 mit eingebettetem XML) revisionssicher archiviert werden. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre – eine bloße Druckversion erfüllt diese Anforderung nicht.
• Anbindung an die Rechnungsprüfung: Die technische Bauleitung muss Massen und Einheitspreise digital prüfen können; dafür sind Schnittstellen zum Prüfworkflow sinnvoll.
• Leitweg-ID: Bei öffentlichen Auftraggebern muss die Leitweg-ID im Bestellprozess übermittelt und in der E-Rechnung korrekt eingetragen werden.

Bemerkenswert: Laut einer Branchenanalyse (Cathago, 2026) nutzen in der Hälfte aller Bauprojekte noch immer Papierprozesse für zentrale Arbeitsabläufe – obwohl die Empfangspflicht bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt. Hier besteht erheblicher Nachholbedarf.

Stolperfallen in der Praxis – was am Bau häufig schiefläuft

Die Umstellung wirkt technisch, führt in der Praxis aber zu handfesten Problemen. Die häufigsten Fehlerquellen:

• Nachunternehmer noch nicht E-Rechnungs-fähig: Definieren Sie eine Vertragsklausel und eine Übergangslösung, damit die Zusammenarbeit nicht ins Stocken gerät.
• Formatfehler bei ZUGFeRD: Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind nicht EN-16931-konform und als E-Rechnung nicht zulässig. Achten Sie auf das richtige Profil.
• Inkonsistenz zwischen PDF-Ansicht und XML: Wenn bei ZUGFeRD die sichtbare PDF-Ansicht und das eingebettete XML nicht übereinstimmen, entstehen steuerrechtliche Risiken. Maßgeblich sind die strukturierten Daten.
• Korrekturen und Stornierungen: Informelle Änderungen per Mail sind nicht mehr möglich. Nötig ist eine vollständige neue E-Rechnung.
• Skontofristen: Verzögerungen bei der Prüfung kosten bares Geld, wenn Skonti verfallen. Automatisierte Prüfprozesse helfen, Fristen einzuhalten.

Chancen der Digitalisierung und die Rolle des Generalunternehmers

Trotz des Aufwands ist die E-Rechnung mehr als eine Pflicht – sie ist ein Hebel für effizientere Bauprojekte. Wenn Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, lassen sich Eingang und Abgleich automatisieren, der Personalaufwand sinkt und Fehlerquellen werden reduziert. Fließen die Daten direkt ins ERP-System, ist ein Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit möglich, und es entsteht die Grundlage für KI-gestützte Rechnungsprüfung und eine belastbare Cashflow-Planung.

Blick nach vorn: ViDA

Deutschland plant im Rahmen der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) die Einführung eines einheitlichen, transaktionsbasierten elektronischen Steuermeldesystems zum 1. Juli 2030. Die E-Rechnung ist dafür die technische Grundlage. Wer heute konsequent digitalisiert, ist dann bereits vorbereitet.

Warum der Generalunternehmer entscheidend ist

Als GU nimmt Pejano im Rechnungsfluss eine Schlüsselrolle ein: Wir bündeln die E-Rechnungen zahlreicher Nachunternehmer, prüfen sie und stellen die Abschlags- und Schlussrechnungen gegenüber dem Bauherrn strukturiert aus. Für Sie als Auftraggeber bedeutet das einen zentralen, verlässlichen Ansprechpartner statt einer Vielzahl einzelner Rechnungsströme. Mit über 100 Gewerbeprojekten für Kunden wie Amazon, Chanel und Siemens hat Pejano die Prozesse etabliert, um Bauvorhaben auch unter den neuen Anforderungen sauber abzuwickeln. Ein GU, der digital agiert, wird von Investoren und Projektentwicklern zunehmend bevorzugt.